Rückstellungen haben eine hohe Relevanz für Unternehmen, da sie eine gewinnmindernde Auswirkung haben und somit den Betrag der zu zahlenden Steuern senken können. Rückstellungen sind jedoch keinesfalls mit Rücklagen zu verwechseln, die Teil des Eigenkapitals sind.
Im folgenden Artikel möchten wir uns anschauen, welche Arten von Rückstellungen es gibt, wann sie gebildet werden dürfen und wie man sie letztendlich in der Bilanz verbucht und auflöst.
Definition: Was sind Rückstellungen?
Gelten Rückstellungen als Eigen- oder Fremdkapital? Rückstellungen sind nicht mit Rücklagen zu verwechseln: Bei Rücklagen handelt es sich um finanzielle Reserven (Eigenkapital) und bei Rückstellungen um Verbindlichkeiten (Fremdkapital). Rücklagen sind gebundenes Eigenkapital für drohende Verluste. Das Bilden von Rücklagen erhöht das Eigenkapital und hat keinen Einfluss auf den Unternehmenserfolg. Rückstellungen werden für drohende Verbindlichkeiten gebildet, als Aufwand verbucht und sind erfolgsmindernd.
Definition:
Per handelsrechtlicher Definition sind Rückstellungen Verbindlichkeiten, Verluste und Aufwendungen, die dem Unternehmen bekannt sind, aber deren Fälligkeit und Höhe noch ungewiss sind.
Demnach werden alle Verbindlichkeiten, die in ihrer Höhe, ihrem Zeitpunkt oder in ihrem Bestehen bzw. ihrer tatsächlichen Inanspruchnahme noch ungewiss sind, als Rückstellungen betrachtet.
Die Bilanzierung der Rückstellungen basiert auf dem Vorsichtsprinzip. Sie nehmen künftige Risiken vorweg und werden in der Bilanz als Fremdkapital auf der Passivseite ausgewiesen. Rückstellungen werden demzufolge als Aufwand gebucht und mindern den Gewinn und die Steuerlast am Jahresende.
Voraussetzungen für die Bildung von Rückstellungen
Um künftig aufkommende Zahlungsverpflichtungen begleichen zu können, bildet ein Unternehmen Rückstellungen und löst sie anschließend wieder auf, wenn der Grund für deren Bildung entfällt oder die Verbindlichkeiten gezahlt wurden.
Bei der rechtlichen Frage, wann Rückstellungen gebildet werden dürfen, ist unter anderem wichtig, dass die Verursachung im aktuellen Geschäftsjahr stattfand. Es muss somit im aktuellen Jahr ein Ereignis vorliegen, das in Zukunft eine Aufwendung zur Folge haben könnte (z.B. eine mögliche Gerichtsverhandlung). Unter Umständen tritt die Aufwendung aber nicht ein, da die Rechtsangelegenheit beispielsweise außergerichtlich geklärt wurde. Dennoch besteht ein gewisses Risiko, sodass vorsichtshalber eine Rückstellung gebucht wird.
Überblick:
- Die Ursache liegt im aktuellen Geschäftsjahr.
- Zeitpunkt, Höhe und die tatsächliche Inanspruchnahme der Rückstellung ist ungewiss, aber wahrscheinlich.
Was sagt das Handelsrecht?
Das Handelsrecht sieht in § 249 folgende Gründe und Regelungen für die Bildung von Rückstellungen vor:
(1) Rückstellungen sind für ungewisse Verbindlichkeiten und für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften zu bilden. Ferner sind Rückstellungen zu bilden für
1. im Geschäftsjahr unterlassene Aufwendungen für Instandhaltung, die im folgenden Geschäftsjahr innerhalb von drei Monaten, oder für Abraumbeseitigung, die im folgenden Geschäftsjahr nachgeholt werden,
2. Gewährleistungen, die ohne rechtliche Verpflichtung erbracht werden.
(2) Für andere als die in Absatz 1 bezeichneten Zwecke dürfen Rückstellungen nicht gebildet werden. Rückstellungen dürfen nur aufgelöst werden, soweit der Grund hierfür entfallen ist.
Das Handelsrecht regelt demnach genau, für welche Verbindlichkeiten Rückstellungen gebildet werden dürfen. Hieraus ergeben sich die folgenden Arten von Rückstellungen.
Arten von Rückstellungen
Man unterscheidet verschiedene Arten von Rückstellungen:
- Schuldrückstellungen: Es besteht eine Rechtsverpflichtung gegenüber einem Vertragspartner.
- Ungewisse Verbindlichkeiten: Alle Verbindlichkeiten, die im Hinblick auf Inanspruchnahme, Höhe und Fälligkeit ungewiss sind.
- Pensionsrückstellungen (langfristige Verbindlichkeiten)
- Steuerrückstellungen (kurzfristige Verbindlichkeiten)
1.2 Drohverlustrückstellungen: Schwebende Geschäfte, d.h. Vertragsverhältnisse, bei welchen einer oder beide Vertragspartner noch keine Leistung erbrachten.
- Aufwandsrückstellungen: Sie werden aus einer Selbstverpflichtung heraus gebildet.
2.1 Instandhaltungsrückstellungen: Falls im aktuellen Geschäftsjahr anfallende Instandhaltungen (z.B. bei einer Maschine) nicht umgesetzt wurden, können Rückstellungen gebildet werden.
2.2 Kulanzrückstellungen: Sie werden für Gewährleistungen gebildet, welche das Unternehmen ohne rechtliche Verpflichtungen und somit freiwillig gewährt.
Beispiel zu 2.2.
Ein Unternehmen produziert ein Produkt in großen Mengen und kann aus Erfahrung abschätzen, dass einige dieser Produkte in der Garantiezeit kaputt gehen werden. Durch den Garantieanspruch entstehen dem Unternehmen Kosten, daher kann es für jeden verkauften Artikel einen bestimmten Betrag als Rückstellung verbuchen. Ob und in welcher Höhe die Garantiekosten tatsächlich fällig werden, ist zu dem Zeitpunkt ungewiss.
Unterschied zwischen Rückstellungen und Verbindlichkeiten
Rückstellungen sind nicht mit Rücklagen zu verwechseln und sollten auch nicht mit Verbindlichkeiten gleichgesetzt werden. Obschon sowohl die Rückstellungen als auch die Verbindlichkeiten zum Fremdkapital zählen, gibt es hier einen wichtigen Unterschied hinsichtlich der Gewissheit: Verbindlichkeiten sind stets gewiss und Rückstellungen ungewiss.
Beispiel: Rückstellungen
Bei einer Rückstellung kann es passieren, dass das Unternehmen künftig eine Verbindlichkeit buchen muss, aber der Fall muss nicht zwangsläufig eintreten. Ist der Verlust in der Zukunft unsicher, wird eine Rückstellung gebildet und keine Verbindlichkeit.
Beispiel:
Ein Kunde der Provision GmbH verklagt das Unternehmen im Jahr 2022 auf Schadenersatz, aber der Prozess wird erst im Jahr 2023 beendet sein. Das Unternehmen nimmt an, dass der geschädigte Kunde den Prozess gewinnt und die Schadensersatzleistungen gezahlt werden müssen. Die Zahlung ist demnach zwar wahrscheinlich, aber nicht sicher. Das Unternehmen bucht daher keine Verbindlichkeit, sondern eine Rückstellung.
Beispiel: Verbindlichkeiten
Verbindlichkeiten werden mit dem Erfüllungsbetrag angesetzt und sind im Gegensatz zu Rückstellungen gewiss.
Beispiel:
Die Provision GmbH nimmt bei einer Bank einen Kredit in Höhe von 10.000 Euro auf, der unter Abschlag eines Disagios von 6 % ausbezahlt wird. Der Kredit muss im nächsten Jahr getilgt werden. Die Verbindlichkeit muss mit 10.000 € gebucht werden, unabhängig davon, ob das Disagio eingelöst wird.
Rückstellungen in der Bilanz buchen
Um die gebildeten Rückstellungen in die Buchhaltung aufzunehmen, wird das Passivkonto Rückstellungen (auch „Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten) benötigt. Der Buchungssatz lautet demnach: Aufwand an Rückstellungen. Die gebuchten Rückstellungen befinden sich dann im Passiva der Bilanz.
| Bilanz | |
| Aktiva | Passiva |
| AnlagevermögenImmaterielle VermögensgegenständeSachanlagenFinanzanlagen | EigenkapitalKapitalrücklagenGewinnrücklagenGewinn- und VerlustvortragJahresüberschuss |
| UmlaufvermögenVorräteForderungen und sonstige VermögensgegenständeWertpapiereKassenbestand | FremdkapitalRückstellungenPensionsrückstellungenSteuerrückstellungenSonstige Rückstellungen |
| Rechnungsabgrenzungsposten | |
| Aktiv latente Steuern | Verbindlichkeiten |
| Aktiver Unterschiedsbetrag aus der Vermögensberechnung | Rechnungsabgrenzungsposten |
| Passiv latente Steuern | |
| Summe Aktiva | Summe Passiva |
Aufwendungen, die in das Geschäftsjahr gehören, mindern den Erfolg des Abschlussjahres. Dies ist auch dann der Fall, wenn die Aufwendungen im Umfang noch nicht sicher festgelegt werden können. Die Beträge der Aufwendungen werden geschätzt, wobei das Vorsichts- und Höchstprinzip Anwendung findet, d.h. der höchstmögliche Betrag wird verbucht.
Auflösung von Rückstellungen
Sobald der Grund für die Rückstellung entfällt, muss deren Auflösung erfolgen. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn Grund und Höhe der Verpflichtung nicht mehr ungewiss sind. Das Unternehmen löst dann die Rückstellung auf und weist gleichzeitig eine Verbindlichkeit aus. Abhängig von der Höhe des tatsächlichen Aufwands können hierbei 4 unterschiedliche Fälle eintreten.
Fall: Der Rückstellungsbetrag entspricht dem tatsächlichen Aufwand und es wird erfolgsneutral gebucht.
- Rückstellungsbetrag = tatsächlicher Aufwand: Rückstellungen an Bank.
- Fall: Der Rückstellungsbetrag ist kleiner als der tatsächliche Aufwand; es entsteht ein periodenfremder Aufwand (Verlust).
- Rückstellungsbetrag < tatsächlicher Aufwand: Rückstellungen und Aufwandskonto an Bank.
- Fall: Der Rückstellungsbetrag ist größer als der tatsächliche Aufwand; es entsteht ein periodenfremder Ertrag (Gewinn).
- Rückstellungsbetrag > tatsächlicher Aufwand: Rückstellungen an Erträge aus der Auflösung von Rückstellungen und Bank.
- Fall: Die Rückstellungen werden nicht benötigt und der zurückgestellte Betrag wird zum betrieblichen Ertrag gebucht.
- Rückstellungen an sonstiger betrieblicher Ertrag.
Haben Rückstellungen Auswirkungen auf den Gewinn?
Wie wir anhand der Buchungsbeispiele sehen konnten, haben Rückstellungen einen Einfluss auf den Gewinn eines Unternehmens. Die Bildung einer Rückstellung mindern den Gewinn in einem Geschäftsjahr. Stimmen Rückstellungen und Verbindlichkeiten im Ergebnis überein, ergibt sich keine Gewinnauswirkung. Stellt das Unternehmen fest, dass die Rückstellungen zu hoch ausgewiesen wurden, müssen sie gewinnerhöhend aufgelöst werden. Auch im Falle einer Nichtinanspruchnahme der Rückstellung (z.B. Schadenersatzzahlung oder Gerichtskosten sind nicht entstanden) tritt dann in Höhe der Rückstellung eine Gewinnerhöhung ein.
Häufig werden Rückstellungen genutzt, um steuerliche Vorteile geltend zu machen, d.h. in Zeiten guter Ertragslage den Steuerbilanzgewinn zu reduzieren.
Fazit
Rückstellungen sind keinesfalls mit Rücklagen zu verwechseln, welche finanzielle Reserven darstellen und zum gebundenen Eigenkapital des Unternehmens zählen. Demgegenüber gehören Rückstellungen zu den Schulden eines Unternehmens. Es handelt sich hierbei um Verbindlichkeiten, deren Fälligkeit, Höhe und tatsächliche Inanspruchnahme ungewiss sind. Rückstellungen sind demnach Teil des Fremdkapitals eines Unternehmens. Die Bildung von Rücklagen führt zu einer Erhöhung des Eigenkapitals, wohingegen die Bildung von Rückstellungen zur Fremdkapitalerhöhung führt. Das Vermögen des Unternehmens bleibt unverändert, sodass die Rückstellungsbildung nicht vermögenswirksam ist.
FAQ – Rückstellungen Fremdkapital
Was sind Rückstellungen?
Als Rückstellungen bezeichnet man Verbindlichkeiten, Verluste oder Aufwendungen, die im Hinblick auf ihr Auftreten und ihre Höhe ungewiss sind. Man unterscheidet vier verschiedene Arten von Gewinnrückstellungen: (a) Schuldrückstellungen, (b) Aufwandsrückstellungen, (c) Steuerrückstellungen sowie (d) Pensionsrückstellungen und ähnliche Verpflichtungen.
Warum gehören Rückstellungen zum Fremdkapital?
Da Rückstellungen wie alle gewöhnlichen Verbindlichkeiten zu den Schulden eines Unternehmens gerechnet werden, sind sie Teil des Fremdkapitals.
Mindern Rückstellungen den Gewinn?
Da Rückstellungen ungewisse Verbindlichkeiten, Verluste oder Aufwendung sind, können sie den Gewinn eines Unternehmens mindern. Stimmen die Rückstellungen und Verbindlichkeiten bei der Auflösung im Ergebnis überein, ergibt sich jedoch keine Auswirkung auf den Gewinn. Sind die Rückstellungen zu hoch ausgewiesen worden, müssen sie ebenfalls gewinnerhöhend aufgelöst werden. Wurden sie hingegen zu niedrig ausgewiesen, entsteht ein Verlust.
Wie werden Rückstellung gebucht?
Da Rückstellungen Schulden sind und nicht mehr zum Firmenvermögen gehören, werden sie auf der Passivseite gebucht. Bei der Bildung von Rückstellungen wird das jeweilige Aufwandskonto mit dem entsprechenden Betrag im Soll gebucht; auf dem Rückstellungskonto wird der Ausgleich im Haben gebucht.
Wann dürfen Rückstellungen aufgelöst werden?
Die Rückstellungen werden aufgelöst, wenn es keinen Grund mehr für ihre Bildung gibt. Dieser Fall kann zum Beispiel eintreten, wenn die Höhe und das Auftreten der Verbindlichkeiten nicht mehr ungewiss sind. Das Unternehmen löst die Rückstellungen auf und weist sie als Verbindlichkeiten aus.
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